通知公告

关于进一步加强学院档案管理工作的通知

发布时间:2020-07-12    点击量:84

海健党政办〔202012


各处室、各系部:

档案工作是学院工作的重要组成部分,是学院工作开展原始资料,更是学院办学质量的重要标志和判断办学水平的有效手段。为进一步提高我院档案工作管理水平,实现我院档案管理工作制度化、规范化和科学化。现就进一步加强我院档案管理工作及有关要求通知如下:

一、高度重视,健全完善各项档案管理制度

档案管理工作是学院开展办学的真实记录,加强资料归档与档案管理工作学院的发展具有十分重要的现实意义和长远的历史意义。各处室、各系部要高度重视资料归档和档案管理工作,负责人要亲自过问,亲自抓,要经常督促检查。按照学院印发的《关于印发<海南健康管理职业技术学院档案工作规范>的通知》(海健院201871号)文件要求,做好档案的收集、整理、移交、归档等工作,切实把档案管理工作落到实处。

二、落实责任,明确专人负责

学院党政办公室负责做好档案的接收、整理、鉴定、保管和利用服务工作,加强对各处室、各系部整理归档的指导。各处室、各系部要做到文件、业务办完即整理预归档,以免文件散失、查找困难而归档不齐全,要指定专职(或兼职)档案员抓好档案资料的收集、整理、移交工作。专职(或兼职)档案员一旦工作岗位调整,则需重新指定专人负责档案管理工作,加强档案管理员的交接管理,完善交接手续,以保持档案工作的完整性和延续性,并报学院党政办公室备案。

三、预立(整理)案卷,做到年度立卷工作规范化

各处室、各系部要严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》要求,以处室、系部为责任单位做好预立(整理)卷工作。文书档案要做好分类鉴定工作,防止“有文无档”的错误。各类项目、大型会议档案资料要做到立卷完整、分类准确、归档移交及时。党政办公室档案专职人员加强对各处室、各系部的指导和服务,确保学院档案管理工作规范化。

四、完整移交,确保各类档案及时归档入库

学院文书实物、声像、电子档案,均须按要求及时移交党政办公室。要加强对声像档案(照片、录音录像带、影碟、声像数据光盘等)的收集、移交工作。反映学院主要职能活动、重大事件或活动、重要一次性或年度专项工作会议学院领导重要公务活动以及上级单位主要领导视察、检查工作等活动形成的照片、录音、录像等均属档案资料,应予及时移交归档,确保档案的完整性。加强档案移交归档的登记,建立移交和借阅台账,完善借还手续。

五、树立档案管理意识,全力推进档案管理工作科学化

各处室、各系部要大力支持、积极配合做好档案整理归档工作,全力推进学院档案管理工作科学化。要创新档案管理手段,通过信息化、数字化推进档案管理工作的落实。要加强档案工作的目标管理,进一步提升档案管理工作科学化水平更好地为档案的利用提供便利

 

党政办公室

2020年7月8日