海健党政办〔2020〕12号

各处室、各系部：

档案工作是学院工作的重要组成部分，是学院工作开展的原始资料，更是学院办学质量的重要标志和判断办学水平的有效手段。为进一步提高我院档案工作管理水平，实现我院档案管理工作制度化、规范化和科学化。现就进一步加强我院档案管理工作及有关要求通知如下：

一、高度重视，健全完善各项档案管理制度

档案管理工作是学院开展办学的真实记录，加强资料归档与档案管理工作，对学院的发展具有十分重要的现实意义和长远的历史意义。各处室、各系部要高度重视资料归档和档案管理工作，负责人要亲自过问，亲自抓，要经常督促检查。按照学院印发的《关于印发<海南健康管理职业技术学院档案工作规范>的通知》（海健院〔2018〕71号）文件要求，做好档案的收集、整理、移交、归档等工作，切实把档案管理工作落到实处。

二、落实责任，明确专人负责

学院党政办公室负责做好档案的接收、整理、鉴定、保管和利用服务工作，加强对各处室、各系部整理归档的指导。各处室、各系部要做到文件、业务办完即整理预归档，以免文件散失、查找困难而归档不齐全，要指定专职（或兼职）档案员抓好档案资料的收集、整理、移交工作。专职（或兼职）档案员一旦工作岗位调整，则需重新指定专人负责档案管理工作，加强档案管理员的交接管理，完善交接手续，以保持档案工作的完整性和延续性，并报学院党政办公室备案。

三、预立（整理）案卷，做到年度立卷工作规范化

各处室、各系部要严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》要求，以处室、系部为责任单位做好预立（整理）卷工作。文书档案要做好分类鉴定工作，防止“有文无档”的错误。各类项目、大型会议档案资料要做到立卷完整、分类准确、归档移交及时。党政办公室档案专职人员要加强对各处室、各系部的指导和服务，确保学院档案管理工作规范化。

四、完整移交，确保各类档案及时归档入库

学院文书、实物、声像、电子档案，均须按要求及时移交党政办公室。要加强对声像档案（照片、录音录像带、影碟、声像数据光盘等）的收集、移交工作。反映学院主要职能活动、重大事件或活动、重要一次性或年度专项工作（会议），学院领导重要公务活动以及上级单位主要领导视察、检查工作等活动形成的照片、录音、录像等均属档案资料，应予及时移交归档，确保档案的完整性。加强档案移交归档的登记，建立移交和借阅台账，完善借还手续。

五、树立档案管理意识，全力推进档案管理工作科学化

各处室、各系部要大力支持、积极配合做好档案整理归档工作，全力推进学院档案管理工作科学化。要创新档案管理手段，通过信息化、数字化推进档案管理工作的落实。要加强档案工作的目标管理，进一步提升档案管理工作科学化水平，更好地为档案的利用提供便利。

党政办公室

2020年7月8日